УМК по дисциплине «Организация делопроизводства»

Жакупова Жулдыз Тойшибаевна
Преподаватель делопроизводства и архивоведения
.
.
План
  1. Характеристика на секретаря-референта
  2. Права и обязанности ДОУ, задачи
  3. Характеристика на секретаря-референта
         Слово «секретарь» происходит от средневекового «секретариус» (Sekretarius)- доверенное лицо.
         Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю организации.
         В зависимости от принадлежности к определенной группе организации типовых структур создаются следующие службы делопроизводства:
         1) управление делами — в министерствах и ведомствах. В состав управления делами включают секретариат (приемная, секретариат министра, зам.министра, коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководители ведомства, канцелярия и т.д.), отдел писем, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив.
         2) канцелярия – в государственных предприятиях, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях, высших учебных заведениях.
         Подразделения:
  • по учету и регистрации
  • контролю
  • совершенствование работы с документами
  • рассмотрение жалоб
  • секретариат
  • экспедиция
  • машинописное звено
  • архив
  • копировально-множительное звено
3) общий отдел – в органах мастного самоуправления, в аппарате управления общественных организаций.
Состоит из секретариата, канцелярии, группы контроля, протокольной группы, группы совершенствования работы с документами, группы писем, машинописного бюро, копировально-множительного бюро и архива.
         4) секретарь – в организациях, не имеющих службу ДОУ, где в структурных подразделениях работу с документами ведет секретарь или специально назначенное лицо.
2.Права и обязанности ДОУ:
  • контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами
  • проводить проверку организации ДОУ
  • возвращать на доработку документы
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции
  • разрабатывать положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников
  • ответственность за установленный порядок работы с документами, соблюдение условий труда работника.
Основная цель службы ДОУ – организация руководства, координация, контроль и реализация работ по ДОУ.
Задачи:
  • совершенствование форм и методов работы с документами
  • единый порядок документирования
  • сокращение документооборота
  • разработка и внедрение нормативных и методических документов.
Раздел 1. Основы деятельности секретаря
Тема 1.2. Квалификационные требования к секретарю
 
План
  1. Карьерная лестница секретаря-референта
  2. Должностной статус и функциональные обязанности секретаря
  1. Карьерная лестница секретаря-референта
Рассмотрим карьерную лестницу секретаря:
  1. секретарь-машинистка: печатание документов под диктовку, веление документации, ответы на телефонные звонки, получение и отправка корреспонденции. Действует по указанию руководителя, практически на принимает самостоятельных решений.
  2. секретарь: просмотр почты, отбор необходимой корреспонденции, готовит ответы на стандартные запросы, контроль исполнения, телефонные звонки. Принимает отдельные самостоятельные решения по стандартным ситуациям.
  3. секретарь-референт: самостоятельное составление писем, контроль исполнения документов, составление графика рабочего дня руководителя, подготовка и обеспечение переговоров. Принимает самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
  4. референт: обработка и распределение корреспонденции, реферирование информации, подготовка отчетов и статей для руководителя, участие в переговорах. Проявляет серьезную инициативу, предлагает решения руководителю.
  5. ассистент руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата: обеспечение деятельности офиса, решение административных вопросов, внедрение новых форм организации работы, участие в разработке стратегии фирмы, представительские полномочия, подбор, руководство и обучение персонала. Самостоятельно решает серьезные вопросы, участвует в управлении фирмой в рамках делегирования полномочий руководителя.
Деловые качества:
  • профессиональные навыки
  • самоорганизованность
  • ответственность
  • инициативность
  • сохранение служебной тайны
  • пунктуальность
  • преданность
Личные качества:
  • умение адаптироваться
  • коммуникабельность
  • артистизм
  • доброжелательность
  • любезность
  • отзывчивость
  • вежливость
  • усидчивость
  1. Должностной статус и функциональные обязанности секретаря
Расширение масштабов деятельности управленческого персонала, усложнение выполняемых им функций настоятельно диктуют требования углубления и расширения базового образования, приобретения новых знаний, навыков, умений.
Все сказанное в полной мере относится к ключевой фигуре в аппарате управления фирмы — секретарю руководителя. Прежде чем проанализировать его многоплановую деятельность, оста­новимся на таком важном вопросе, как должностной статус секретаря, его функциональные обя­занности.
В экономике социализма, где доминировала государственная собственность и существовала система централизованного государственного управления, границы деятельности секретаря были очерчены достаточно жестко. Выполняемые им операции нашли отражение в упомянутом квалификационном справочнике. Последнее издание этого документа свидетельствует о том, что в понимании роли и значения секретаря в работе аппарата управления практически ничего не изменилось. Должность все так же обозначается в разделе служащих (технических исполните­лей). Как правило, для этой категории управленческого персонала квалификационные требова­ния невысоки: достаточно среднего профессионального образования и специальной подготовки или начального профессионального образования и стажа работы по специальности не менее 3 лет. Но для должности именно секретаря руководителя делается «исключение». В служебно-коммуникационных операциях значительный удельный вес составляют такие как прием посетителей, телефонные переговоры, служебные командировки, доведение решений до исполнителей. Во всех этих операциях самая активная роль принадлежит секретарю. Не менее важна его роль и в выполнении распорядительных операций. Не только с точки зрения оформле­ния принятых решений (организационно-распорядительных документов — ОРД), сколько с по­зиций делегирования секретарю права решения многих оперативных функций. В координа­ционных операциях, направленных на согласование и взаимоувязку деятельности различных звеньев управления, наибольший удельный вес занимает проведение совещаний и заседаний.
Организационное и информационное обеспечение этой деятельности руководителя — важней­шая функция секретаря. Опытный, высококвалифицированный секретарь должен уметь само­стоятельно координировать работу сотрудников, и в этом случае можно избежать проведения дорогостоящего мероприятия, каковым является совещание.
Приоритетными для секретаря руководителя являются контрольно-оценочные операции. Контролируются как ОРД, так и решения коллегиальных органов организации, отдельные пору­чения руководителя.
Секретарь дол­жен использовать и традиционные методы получения информации: анализ опубликованных ис­точников и литературы, изучение периодических изданий и др.
Конструктивные операции по подготовке и принятию решений — основа деятельности руко­водителя любого ранга и уровня. Но и в реализации данной функции секретарь может оказать руководителю серьезную помощь. Например, при использовании метода «коллективного блокнота» секретарь готовит необходимые для блокнота идей формы, контролирует ход его заполне­ния, определяет готовность участников (исполнителей) к коллективному обсуждению проблемы.